Что такое онлайн-касса и зачем она нужна вашему бизнесу

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса (контрольно-кассовая техника, ККТ) — это, кассовый аппарат нового образца, который начали активно внедрять с 2017 года. Его отличие от обычной кассы в том, что в нём есть фискальный накопитель (сокращённо ФН). Это специальное устройство, которое получает и обрабатывает все данные об операциях на кассе, а затем через интернет передаёт эту информацию специальную организацию — оператору фискальных данных (ОФД). Из ОФД эта информация попадает непосредственно в налоговую.

Раньше в кассы монтировалось другое устройство — электронная контрольная лента защищённая (ЭКЛЗ), но сейчас оно считается устаревшим и более не используется. Однако разъём для подключения ЭКЛЗ сходен с разъёмом для подключения ФН, поэтому многие старые кассы просто модернизировали под новые требования.

Подробнее про фискальный накопитель

Фискальный накопитель — это небольшое устройство которое вставляется в кассу. Его задача — принимать, шифровать и хранить всю информацию о кассовых операциях для того, чтобы передавать их оператору фискальных данных.

У каждого фискального накопителя есть свой срок годности — 13, 15 или 36 месяцев. Когда он истекает, накопитель нужно менять. В большинстве случаев, предприниматель сам может решать, на какой срок покупать ФН, однако, кое-что закон всё-таки регламентирует. Например, на специальных налоговых режимах (УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН) требуется использовать накопитель не менее, чем на 36 месяцев. исключение составляют случаи, когда:

У вас сезонная торговля
Вы торгуете подакцизными товарами (например, сигаретами или алкоголем)
Работаете в удалённых местах, где нет интернета
Совмещаете ОСН с другими системами налогообложения
Являетесь платёжным агентом
Торгуете товарами, подлежащими обязательной маркировке (меховые изделия, древесина, обувь, парфюмерия и другие)

Сейчас в России насчитывается 18 моделей накопителей, с реестром которых можно ознакомиться на официальном сайте налоговой службы. Стоит ФН не очень дорого — в зависимости от модели, его цена составляет в среднем от 6 000 до 10 000 рублей. Ответственность за своевременную замену накопителя всегда несёт владелец бизнеса.

Подробнее про оператора фискальных данных

Оператор фискальных данных (ОФД) — это не государственная структура, а обычная компания. Её бизнес — получать данные из фискальных накопителей, обрабатывать и направлять в налоговую. Помимо этого, операторы предоставляют своим клиентам:

Возможность арендовать кассы и фискальные накопители
Доступ к статистике использования касс
Услугу по регистрации и перерегистрации касс.

Вы сами вправе выбирать оператора фискальных данных для своего бизнеса, исходя из того, какие условия и дополнительные услуги он предлагает.

Для чего нужны онлайн-кассы?

Разумеется, онлайн-кассы появились не просто так. Государству нужно следить за кассовыми операциями бизнеса и делать это с минимумом трудозатрат, то есть:

Не устраивать регулярные налоговые проверки.
Упростить для налоговой службы процесс регистраций кассы.
Освободить бизнесменов от необходимости заключать договоры с центром техобслуживания кассовых аппаратов.

Цели это, безусловно, очень благие, но, как это часто бывает в России, оплатить эту государственную инициативу должны были предприниматели из собственного кармана. А это дорогое удовольствие, ведь требуется:

Купить саму кассу за ~ 9 000 рублей
Заключить договор с ОФД за ~ 3 000 рублей за 1 год
Заключить договор на техподдержку кассового ПО за ~ 5 000 рублей за 1 год
Зарегистировать кассу в ФНС ~ 1 500 рублей
Заказать электронную подпись за ~ 1 500 рублей

В итоге может набежать очень солидная сумма. А что, если касс нужно три, пять или десять или сразу сотня?

Впрочем, худо-бедно, но к 2019 большая часть предприятий смогла перейти на новое оборудование и теперь такие ККТ считаются нормой.

В каких случаях нужна онлайн-касса?

Сначала проще перечислить, в каких случаях касса не нужна. Их не очень много.

вы работаете только с ИП и юрлицами и принимаете оплату только по расчётному счёту;
зарабатываете на торговых автоматах, которые работают без электричества (например, такие, в которых продают мячики-прыгуны или бахилы);
работаете в удалённой местности без интернета;
оказываете услуги сиделки для больных, инвалидов и стариков;
сдаёте квартиру (легально, как ИП);
ремонтируете обувь и делаете ключи;
торгуете сезонно через киоски мороженным или продуктами;
торгуете продуктами вразвал (с лотка или тележки, например);
торгуете товарами народного творчества в специальных местах;
торгуете предметами религиозного культа и соответствующей атрибутикой в местах проведения религиозных мероприятий;
оказываете услуги по перевозке пассажиров маршрутным автомобильным транспортом (водите рейсовый автобус);
принимаете оплату за услуги ЖКХ (если вы ТСЖ или управляющая компания);
применяете экспериментальный налоговый режим для самозанятых;
применяете патентную систему налогообложения (но тут есть много исключений).

Всем остальным ИП и юридическим лицам касса нужна (если, конечно, вы не хотите получить штраф).

А какой может быть штраф?

Налоговая инспекция рано или поздно узнает о том, что у вас нет онлайн-кассы. Либо это выяснится во время контрольной закупки, когда к вам под видом покупателя придёт инспектор, либо на вас пожалуется финансово грамотный покупатель. Как вариант, налоговая увидит несоответствие в вашей декларации — если вы укажете, что получили доходы, но не сможете указать их источник, инспекторы запросят в банке выписку по счёту и узнают, что деньги пришли к вам по эквайрингу. Тут-то и появится повод для визита в вашу организацию.

Штраф может быть достаточно солидным.

Для ИП это будет от 25 до 50% от непробитой суммы по кассе (минимально — 10 000 рублей);
Для ООО — от 75% до 100% от той же суммы, но никак не меньше 30 000 рублей.

Повторное нарушение (если сумма расчетов без ККТ составит миллион рублей и более) может повлечь:

Дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет — для должностных лиц;
административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - для юридических лиц и ИП.

Срок исковой давности по подобному нарушению составляет 1 год со дня совершения (ст. 4.5 КоАП РФ). При этом организации и ИП могут быть освобождены от ответственности, если добровольно сообщат о неприменении ККТ: то есть, если вы сами сообщите в налоговую, что не принменяли кассу (до того, как инспекторы поймают вас за руку), то штрафа не последует.

Какую кассу купить?

Касс очень много и все они довольно разные. Аппараты отличаются по следующим параметрам:

Интерфейс (кнопочный, сенсорный)
Интернет (Wi-Fi, SIM-карта)
Время автономной работы от батареи
Возможность подключения весов, сканера и платёжного терминала, ЕГАИС
Возможность интеграции с 1С
Наличие / отсутствие встроенного эквайринга

Кассу можно купить как отдельно, так и вместе с фискальным накопителем. Кроме того, многие продавцы предлагают покупку под ключ — то есть в комплект входят ФН, касса, услуга по её настройке и регистрации в налоговой и ОВД. Выбирать кассу следует исходя из специфики бизнеса и тому, какие товары / услуги вы реализовываете и как взаимодействуете с покупателем.

Я боюсь что-либо напутать и потерять деньги

Если вам требуется консультация по онлайн-кассам для вашего бизнеса, вы всегда можете обратиться к нам в «Толк». Мы подробно расскажем о том, как всё работает и поможем вам найти решение, которое окажется максимально удобным и выгодным для вашего бизнеса, а также обезопасит вас от грязных поползновений налоговой. Просто напишите нам на b@bktolk.ru или позвоните по номеру телефона на сайте!

Что такое онлайн-касса и зачем она вашему бизнесу?